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Prinzipiell sollten Sie darauf achten, dass nicht jede KMU Buchhaltungssoftware, die erworben werden kann, den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Beachten Sie aus diesem Grund, dass es um eine lizenzierte oder testierte Software geht. welche die GoBs (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) sowie zum Datenzugriff, zum Überprüfen von digitalen Dokumenten und zu DV-gestützten Buchhaltungssystemen berücksichtigt. Damit sich Gesetzesänderungen unverzüglich berücksichtigen lassen, sollte das Durchführen von regelmäßigen Upgrades möglich sein. Bei der Desktopsoftware erlischt diese Option in den meisten Fällen nach einem bestimmten Zeitraum (im Normalfall zwölf Monate), außer, Sie kaufen eine neuartige Lizenz. Benutzerführung und Support Nicht nur die gesetzlichen Regelungen, sondern auch die Benutzerführung ist für eine ideale Auswahl von großer Bedeutung. Werden die Menüpunkte übersichtlich dargestellt? Haben Sie die Möglichkeit, leicht zwischen den unterschiedlichen Aufgabenbereichen und Seiten zu navigieren? Sorgen Farbgebung und Gestaltung für eine leichte Lesbarkeit? Umso intuitiver die Bedienung der Software ist, desto weniger Zeit wird benötigt, um sich darin einzuarbeiten. Ist für sie bei Fragen oder Problemen ein Support verfügbar? Zu welchen Zeiten kann man ihn erreichen? Geht es um eine kostenfreie oder kostenpflichtige Rufnummer? Versteckte und offene Kosten Bei der Finanzierung sind also nicht nur die Anschaffungskosten zu berücksichtigen. Trotzdem sollten Sie sich als Erstes fragen, was Ihnen für den reinen Anschaffungspreis geboten wird. Weitere Gebühren können als Betriebskosten dazukommen, wie etwa für das Betreiben von hausinternen Servern, für die Beratung und den Support, für die Verlängerung der Lizenzen und die Implementierung der KMU Buchhaltungssoftware. Prinzipielle lassen sich ein paar dieser Ausgaben vermeiden, indem Sie zum Beispiel Cloud-Computing nutzen. Dann benötigen Sie weder ein eigenes Servergerät noch sind die Produkte zu implementieren. Selbst um die Aktualisierung und Wartung Ihrer Buchführungssoftware brauchen Sie sich keineswegs mehr selbst kümmern. Unternehmensinterne Auswahlkriterien Welche der Buchhaltungssoftsysteme sich für Ihre Zwecke eignet, ist im Wesentlichen von der Einsatzart abhängig. Wenn Sie ein Freiberufler sind, welcher an das Finanzamt eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung abgibt, brauchen Sie keine Software, welche weitere Funktionen wie etwa die Bilanzierung übernimmt. Aus diesem Grund stellt ein wichtiges Kriterium der Auswahl ebenso die Frage dar, wie stark sich die KMU Buchhaltungssoftware an die speziellen Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihre Bedürfnisse als Nutzer anpassen lässt. Um das festzustellen, sollten Sie als Erstes eventuell zusammen mit Mitarbeitern oder auch fachkundigen Helfern den sogenannten Ist-Zustand analysieren. Was für Aufgaben sollten von dem System übernommen werden? Welche Funktionen müssen auf jeden Fall vorhanden sein? Was brauchen Sie überhaupt nicht? Um es an einem Beispiel zu klar zu machen: Produziert oder liefert Ihre Firma Waren, dann wäre eine Software ratsam, mit welcher Sie ebenso Lieferscheine anfertigen und ausdrucken können. Wenn Sie dagegen im Dienstleistungsbereich tätig sind, werden andere Funktionen benötigt. Checkliste KMU Buchhaltungssoftware Die nachfolgende Checkliste soll Ihnen dabei behilflich sein, die für Sie passende Software auszuwählen: – Formulieren Sie möglichst genau, was für Ansprüche Sie an eine KMU Buchhaltungssoftware stellen und welche finanziellen Mittel bei Ihnen verfügbar sind. – Überprüfen Sie, welche der erhältlichen Produkte den gewünschten Anforderungen entsprechen. – Vergleichen Sie die Produkte, welche in Hinblick auf die Bedürfnisse, die Anschaffungskosten, die betrieblichen Kosten, des erforderlichen technischen Aufwands, des Supportangebots, des Vorhandenseins des Gütesiegels oder des Zertifikats des Anbieters infrage kommen. – Besteht die Möglichkeit, die KMU Buchhaltungssoftware ebenso in Zukunft noch an die sich wandelnden Anforderungen anzupassen? Wenn von Ihrer Seite aus alle diese Punkte überprüft wurden, dürfte die zu Beginn große Auswahl viel kleiner geworden sein. Ehe Sie allerdings endgültig die Entscheidung treffen, sollten Sie prüfen, ob es eine kostenfreie Testversion der KMU Buchhaltungssoftware gibt. Informieren Sie sich auch unbedingt über den Ruf des Anbieter, wie etwa Lexware. |
