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Dienstleistung

Immer erreichbar mit einer zweiten Festnetznummer auf dem Handy

Eine der wichtigsten Fragen, mit denen sich Unternehmer in dieser vernetzten Welt konfrontiert sehen, ist, wie sie sicherstellen können, dass die Kommunikation zwischen Kunden, Mitarbeitern und dem Unternehmen selbst so optimal wie möglich verläuft. Je nach Größe des Unternehmens bist du auf die Installation einer Telefonanlage angewiesen, die die Kommunikation zwischen den verschiedenen Mitarbeitern sicherstellt und natürlich ein hohes Maß an Kundenservice und Erreichbarkeit bietet. Aber wusstest du, dass die Cloud-Telefonie für Unternehmen heute viel mehr zu bieten hat und für einen erstklassigen Service eigentlich unverzichtbar ist?

 

Warum eine VoIP-Telefonanlage?

Die Zeiten, in denen die Telefonverbindung nur über ein Kabel hergestellt werden konnte, sind längst vorbei. Immer mehr Unternehmen steigen auf geschäftliche VoIP-Lösungen um, so dass die traditionellen Telefonleitungen zunehmend der Vergangenheit angehören. Aber warum ist der Aufstieg von VoIP unaufhaltsam? Dafür gibt es eine Reihe von Gründen. Nicht zuletzt sind die Kosten einfach viel geringer. Schließlich entfällt die Wartung der physischen Telefonzentrale, im Prinzip kann eine unbegrenzte Anzahl von Beschäftigten sie nutzen, und die Gesprächskosten sind niedriger. Außerdem lässt sich VoIP leicht nach oben und unten skalieren, was z.B. für schnell wachsende oder saisonale Unternehmen ideal ist. Aber eine VoIP-Telefonanlage ist nicht nur wegen dieser wirtschaftlichen Vorteile interessant.

 

Arbeiten von zu Hause aus wird einfacher

Während der Corona-Krise hat sich wieder einmal gezeigt, dass die Möglichkeit, sowohl zu Hause als auch im Büro zu arbeiten, für jedes Unternehmen unerlässlich ist. Mit einer VoIP-Telefonanlage können die Beschäftigten mit einer geschäftlichen Telefonnummer auch von zu Hause aus anrufen und angerufen werden. Die geschäftliche Festnetznummer kann auf das Mobiltelefon weitergeleitet werden und der Administrator kann die Einstellungen aus der Ferne in einem Online-Portal vornehmen. Alles, was dafür benötigt wird, ist eine Internetverbindung.

 

Mehr Möglichkeiten als je zuvor, den Kunden einen besseren Service zu bieten

Wenn ein Kunde anruft, um etwas zu vereinbaren, willst du das natürlich so gut und so schnell wie möglich ermöglichen. Eine VoIP-Telefonanlage unterstützt das zum Beispiel auf verschiedene Weise:

 

– Ein digitaler Anrufbeantworter: Damit können Kunden eine Nachricht hinterlassen, wenn die Warteschlange zu lang ist oder wenn das Telefon vorübergehend nicht abgenommen werden kann

 

– Ein Auswahlmenü: “Um Sie besser bedienen zu können, bitten wir Sie, aus den folgenden Optionen zu wählen”. Wenn du diese Nachricht hörst, wird ein Auswahlmenü verwendet. Das kann dazu beitragen, dass die Kunden schneller zur richtigen Abteilung gelangen.

 

– Ein Vorankündigungston: Wenn mehrere Telefonnummern verwendet werden, kann es sinnvoll sein, den Anrufern mitzuteilen, welche Nummer als nächstes angerufen wird

 

– Eine Willkommensnachricht: Eigentlich ein Muss für einen professionellen Kundenservice. Mit einer Begrüßungsnachricht kannst du deine Kunden einheitlich und professionell begrüßen und ihnen eine Visitenkarte deines Unternehmens geben.

 

– Eine Warteschlange: Manchmal kann es zu Spitzenbelastungen kommen, wenn viele Kunden gleichzeitig anrufen. Wenn dies mehr Kunden sind, als die Mitarbeiter/innen bewältigen können, kannst du eine Warteschlange verwenden. Eine professionelle Methode, um Kunden warten zu lassen – wenn es keine andere Möglichkeit gibt – bevor sie beantwortet werden.

 

– Aufzeichnung von Gesprächen: Indem du Gespräche aufzeichnest, kannst du deine Mitarbeiter/innen darin schulen, den Kunden immer besser zu helfen. Du kannst auf diese Weise auch alle vertraglichen Vereinbarungen aufzeichnen.

 

Immer erreichbar mit VoIP

 

Nichts ist ärgerlicher, als nicht erreichbar zu sein, wenn der Kunde dich braucht. Eine VoIP-Telefonanlage verringert dieses Risiko auf verschiedene Weise:

 

– Ein Anruffilter: Ermöglicht es dir, ausgewählte eingehende Telefonnummern (vorübergehend) zu blockieren und die Leitung für andere Nummern frei zu halten

 

– Direkte Weiterleitung: Ist das Callcenter geschlossen? Kein Problem, eingehende Anrufe können direkt an Mobiltelefone oder sogar an ein Call Center im Ausland weitergeleitet werden

 

– Bewältigung von Verkehrsspitzen: Wenn du eine sehr erfolgreiche Marketingkampagne

durchführst, kann es zu Spitzenbelastungen kommen. Mit einer VoIP-Vermittlungsstelle ist das kein Problem und der Spitzenverkehr wird nahtlos abgewickelt.

 

– Zweite Nummer vom Festnetz zum Handy: Übertrage Anrufe einfach auf dein mobiles Gerät. Eine Berliner 030 Nummer oder eine nationale 032 Nummer auf deinem Handy.

 

Wie wählst du die beste VoIP-Lösung aus?

 

Eine VoIP-Telefonzentrale bietet viele Möglichkeiten. Aber es gibt auch viele verschiedene Anbieter. Wie kannst du sicher sein, dass du die beste Lösung wählst? Es ist ratsam, die Preise zu vergleichen und auf die Benutzerfreundlichkeit zu achten, aber auch darauf, dass alle Optionen im Paket enthalten sind. Viele VoIP-Anbieter bieten zunächst niedrige Preise an, aber für zusätzliche Optionen muss dann immer zusätzlich gezahlt werden.